Çoklu Pazaryerinde Stok Senkronizasyonu: Eksi Stok Neden Olur, Nasıl Önlenir?

Saat 14:00. Depoda deri cüzdandan bir tane kaldı. 14:02'de Trendyol'dan sipariş geliyor. 14:05'te aynı cüzdan Hepsiburada'dan da satılıyor. Ertesi gün ikinci siparişi iptal ediyorsunuz ve iptal mağazanızın hanesine yazılıyor.

Buna eksi stok satışı denir. Aynı ürünü birden fazla pazaryerinde satan herkesin başına er geç gelir. Bu yazıda stok senkronizasyonunun nerede koptuğunu yedi sebepte topladık. Her birini kendi mağazanızda nasıl test edeceğinizi de yazdık.

Eksi stok size neye mal olur?

• İptal ve ihlal. Gönderemediğiniz sipariş iptale döner. Pazaryerleri tedarik edilemeyen siparişi mağaza performansına yazar. Hangi eşikte ne yaptırım uygulandığı dönem dönem değişir, güncel kuralı satıcı panelinizdeki performans ekranından teyit edin.
• Görünürlük kaybı. İptal oranı yükselen mağaza aramada geriler. Bu kayıp tek siparişle bitmez, sonraki haftaların satışını da etkiler.
• Kötü yorum. Siparişi iptal edilen alıcı ürüne değil mağazanıza puan verir.
• Emek. Her iptal bir müşteri mesajı, bir açıklama ve çoğu zaman bir telefon demektir.

Stok senkronizasyonu aslında nasıl çalışır?

Çoğu satıcı stok senkronizasyonunu tek bir anahtar gibi düşünür. Açıksa her şey eşittir. Gerçekte bu bir zincirdir ve her halkasında bir bekleme vardır.

1. Pazaryerinde sipariş oluşur.
2. Entegrasyon aracı siparişi pazaryerinden çeker. Çoğu araç bunu belirli aralıklarla sorarak yapar.
3. Araç ortak stoktan satılan adedi düşer.
4. Yeni stok diğer pazaryerlerine gönderilir.
5. Her pazaryeri gelen değeri kendi sisteminde ilana yansıtır. Bu sürenin kontrolü sizde değildir.

İki sipariş bu zincirin tamamlanmasından önce gelirse eksi stok oluşur. Amaç bu pencereyi sıfırlamak değil, küçültmek ve penceredeyken zararı sınırlamaktır.

Eksi stokun 7 sebebi

1. Siparişin araca ulaşması zaman alıyor

Aracınız siparişi pazaryerine belirli aralıklarla soruyorsa, iki sorgu arasındaki süre boyunca diğer pazaryerleri eski stoğu görmeye devam eder. Hızlı satan üründe bu pencere yeter.

Kontrol edin. Stoğu az olan bir ürüne bir pazaryerinden test siparişi verin. Siparişin panelinize düştüğü saati ve diğer pazaryerinde stoğun değiştiği saati not edin. Aradaki fark sizin gerçek pencerenizdir.

2. Her pazaryerinin siparişi stoğu düşürmüyor

Araçlar pazaryeri bazında farklı çalışır. Bir pazaryerinin siparişi ortak stoktan düşülürken diğerininki yalnız listelenir, stoğa dokunmaz. Bu durumda o kanaldan gelen satış diğer mağazalara hiç yansımaz.

Kontrol edin. Sattığınız her pazaryerinden birer sipariş seçin. Sipariş panelinize düştükten sonra ürünün ortak stoğu azaldı mı? Azalmayan kanal varsa, o kanalın stoğu başka bir yoldan (tedarikçi XML'i, elle güncelleme) takip edilmelidir.

3. Tedarikçi XML'i düştüğünüz stoğu geri yazıyor

Tedarikçiden XML ile beslenen mağazada stok iki yerden yönetilir. Siz sipariş gelince stoğu düşersiniz, ama bir sonraki XML okumasında tedarikçinin rakamı tekrar yazılır. Tedarikçi sizin satışınızı kendi deposundan henüz düşmediyse, sattığınız ürün yeniden stokta görünür.

Kontrol edin. Bir satıştan sonraki ilk XML okumasında ürünün stoğuna bakın. Satıştan önceki rakama geri döndüyse bu sebep sizde de var demektir.

4. Tedarikçi stoğu yalnız size ait değil

XML'de "3 adet" yazması, o üç adedin size ayrıldığı anlamına gelmez. Aynı tedarikçiden satan başka bayiler de aynı stoğu görür. Siz satmadan başkası satabilir.

Kontrol edin. Tedarikçinize sorun. XML'deki stok rakamı bayilere paylaştırılmış mı, yoksa deponun toplamı mı? Toplamsa, az stoklu ürünler sizin için her zaman risklidir.

5. "Stok sıfır" ile "ilan kapalı" aynı şey değil

Stok sıfıra düştüğünde her pazaryeri aynı davranmaz. Kiminde ilan açık kalır ama satın alınamaz, kiminde ilan pasife alınır. Aracınızın her pazaryerine ne gönderdiğini bilmezseniz "kapattım" sandığınız ürün bir kanalda hâlâ satılabilir. Aynı durum tersine de işler. Pasife alınan ilan, stok geri geldiğinde kendiliğinden açılmayabilir ve satılabilir ürününüz görünmez kalır.

Kontrol edin. Stoğu sıfır olan bir ürünü her pazaryerinde alıcı gözüyle arayın. Sepete eklenebiliyorsa sorun buradadır.

6. Pazaryeri tarafında elle yapılan değişiklik

Satıcı panelinden elle girilen stok, toplu Excel yüklemesi ya da pazaryerinin kendi kampanya aracı, entegrasyon aracınızın bilmediği bir değer yazar. İki sistem aynı ürün için farklı rakam taşır ve hangisinin doğru olduğu belirsizleşir. Ekipte birden fazla kişi çalışıyorsa bu daha sık olur. Biri acil bir siparişi kurtarmak için satıcı panelinden stok girer, entegrasyon aracı bir sonraki turda kendi rakamını yazar ve kimse neden değiştiğini bilmez.

Kontrol edin. On ürünlük bir örnek seçin. Panelinizdeki stokla her pazaryerindeki stoğu yan yana yazın. Fark çıkan ürünlerde son değişikliği kimin, nereden yaptığını bulun.

7. Fiziksel depo sistemle aynı değil

Kendi deponuzdan gönderiyorsanız sayım farkı, hasarlı ürün ve henüz işlenmemiş iadeler sistemdeki rakamı gerçekten ayırır. Sistem "1" der, rafta ürün yoktur. Hiçbir entegrasyon aracı rafta olmayanı göremez.

Kontrol edin. En çok satan yirmi ürününüzü sayın ve sistemle karşılaştırın. Fark varsa senkronizasyon değil depo süreciniz düzeltilmelidir.

Hızlı teşhis

Gördüğünüz belirti	Büyük ihtimalle
Hızlı satan üründe iki kanaldan dakikalar arayla sipariş	1
Hep aynı pazaryerinin satışı diğerlerine yansımıyor	2
Satılan ürün birkaç saat sonra yeniden stokta	3
Tedarikçi "bitti" diyor ama XML'de hâlâ stok var	4
Stok sıfır ama bir kanalda sipariş geliyor	5
Panel ile pazaryeri arasında açıklanamayan fark	6
Sistemde var, rafta yok	7

Eksi stok oldu, şimdi ne yapmalı?

Sebebi bulmak sonraki haftanın işi. Elinizde gönderemeyeceğiniz bir sipariş varsa önce bugünü kurtarın. Sırası önemli.

1. Ürünü bulmaya çalışın. Tedarikçiyi arayın, başka bir tedarikçide ya da kendi deponuzda aynı ürün var mı bakın. Kargo süresi içinde bulabildiğiniz ürün, iptalden her zaman iyidir.
2. Alıcıya erken yazın. Durumu pazaryerinin mesaj sistemi üzerinden kısa ve dürüst anlatın. Sessiz kalıp son gün iptal etmek, hem alıcıyı hem mağaza puanınızı daha çok yorar.
3. İptal gerekiyorsa nedeni doğru seçin. Pazaryerleri iptal nedenine göre farklı işlem yapar. Hangi nedenin mağaza performansınıza nasıl yazıldığını satıcı panelinizden teyit edin.
4. Aynı ürünü diğer kanallarda hemen kapatın. İlk eksi stok çoğu zaman ikincisinin habercisidir. Ürünün stoğunu tüm pazaryerlerinde sıfıra çekin, rakamdan emin olunca yeniden açın.
5. Olayı not edin. Hangi ürün, hangi iki kanal, siparişler arası kaç dakika. Yukarıdaki yedi sebepten hangisine uyduğunu bu not söyler.

Not. Aynı ürün ikinci kez eksi stoka düşüyorsa sorun tek seferlik değildir. O ürünü düzen oturana kadar tek kanalda satmak, iptal riskini doğrudan azaltır.

Kalıcı çözüm: tek kaynak, bilinen pencere

Araçtan önce düzeni kurun. Eksi stoku azaltan ilkeler şunlardır.

1. Tek stok kaynağı. Stoğun doğru rakamı tek yerde tutulur, pazaryerlerine oradan gider. Pazaryeri panelinde elle stok girilmez.
2. Her kanalın siparişi aynı havuzdan düşer. Düşmeyen kanal varsa bunu bilin ve o kanalın stoğunu başka bir yoldan takip edin.
3. Az stoklu ürünlerde pay bırakın. Son bir iki adet kalan ürünü pazaryerlerine olduğundan az gösterin ya da yalnız bir kanalda satışta bırakın. Kaçırılan tek satış, bir iptalden ucuzdur.
4. Düzenli karşılaştırma. Panel ile pazaryeri arasındaki stok farkı otomatik ya da elle, ama düzenli olarak kontrol edilir.
5. Tedarikçiyle netlik. XML'deki stoğun paylaşımlı olup olmadığını ve biten ürünün nasıl bildirildiğini bilin.

Az stoklu üründe payı nasıl belirlersiniz?

Herkese uyan tek bir rakam yoktur. Payı üç soruya bakarak siz belirlersiniz.

• Ürün ne hızlı satıyor? Günde birkaç kez satan ürünün penceresi daha çok siparişle dolar. Payı yavaş satan üründen büyük tutun.
• Pencereniz ne kadar? 1. sebepteki test siparişiyle ölçtüğünüz süre uzadıkça pay da büyümelidir.
• Stok kimin elinde? Kendi deponuzdaki sayılmış stokta pay küçük olabilir. Paylaşımlı tedarikçi stoğunda daha temkinli olun.

Payı bir kez belirleyip unutmayın. Eksi stok notlarınız hangi ürünlerde payın yetmediğini birkaç hafta içinde gösterir.

Bunu Entegmar'da nasıl yapıyoruz

Panel siparişleri pazaryerlerinden belirli aralıklarla çeker, anlık olduğunu iddia etmiyoruz. Trendyol ve n11 siparişleri çekildiğinde stok panelde düşülür ve yeni rakam bağlı diğer mağazalara gönderilir. Hepsiburada, Pazarama ve ePttAVM siparişleri bugün stoğu otomatik düşürmüyor, bu kanallarda stok tedarikçi XML'i ve düzenli karşılaştırmayla güncellenir. XML'den kaybolan ürün kademeli olarak satışa kapanır. Stok sıfıra indiğinde pazaryerlerine sıfır gönderilir, ePttAVM'de ilan pasife alınır. Panel ile pazaryeri arasındaki stok ve fiyat farkı düzenli aralıklarla karşılaştırılır.

Kendi ürünlerinizde stok zincirinin nasıl işlediğini görmek isterseniz demo talebi bırakın →

Önce bir sorunuz varsa iletişim formundan yazabilirsiniz.